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科学文档管理系统(SDMS)

今天的实验室经常同时应用以下信息系统:实验室信息管理系统(LIMS)、电子实验室记事本(ELN)、色谱数据系统(CDS)、质谱数据系统及其它仪器数据系统。

严格来说,至今尚未有一个单一的平台能将这些数据管理系统进行整合,进而导致了信息孤岛的问题。用户可能需要分别在每个系统内查找并搜寻所需的数据和信息,即便从一开始便知道相关数据的存在,查找工作仍然无法避免。现代实验室需要一种简单有效的方式,从所有储备的数据中获取信息。

科学文档管理系统SDMS是一个基于Web的系统,利用最新的.NET技术和Web Service技术开发而成。它包括先进的模式识别和数据挖掘技术,以及精密的索引和搜索功能,能对信息进行简便的查询和处理。科学文档管理系统SDMS与基于Web的LIMS系统全面集成,完全支持工作流管理,并且实现了与储存文件、文档的EMC Documentum文件管理系统的整合。科学文档管理系统SDMS的设计满足了针对不同类型实验室的各种规范要求,包括21 CFR Part 11规范要求。

文档采集

科学文档管理系统(SDMS)应用的第一步即是对需要处理和储存的文档进行采集。这些文档包括以下来源:仪器设备输出、供应商提供的合格证、机构内部使用的产品规格、标准操作程序(SOP)等。

使用实时运行的文档抓取器(File Grabber)应用程序来自动采集所需文档。File Grabber监控文档系统,搜寻所需文档或文件,并将它们传输到文件识别和处理程序中。File Grabber应用程序创建一个符合21 CFR Part 11的内容层,消除了文件在创建以及被安全放置到SDMS储存系统的过程中被改变的任何风险。

智能解析和自动识别图表、键和表格

文件处理应用程序负责从File Grabber收集的文档中摘录信息。文档处理器解析来自文档中的数据信息,并能处理大部分通用类型的文档,包括PDF、 Word、CSV文档,及其它文本文档。

可以在系统内为已知文件类型定义智能解析路径和文档模板,以便摘录所需的数据和元数据,甚至在PDF文档中,也能从表格中摘录出数据和信息。

包括图表和光谱的图片也可被识别、摘录。一份文档中重复的数据信息(如一个测试批中的不同样品的结果)可被自动处理。所有已知的文件类型也可被自动处理。一旦发现某种未知类型的文件,系统将尝试按照智能模式识别运算法则和先前定义的文件类型,定义所需的数据摘录路径。未知文件将被置于一个队列中,等待用户确认所需的解析路径,因此,对一种未知文件类型的识别也不会中断对其它文件的处理。

已知文件的模板使用模板设计工具进行创建,其允许定义结构、对象和需要摘录的数据。用户可定义识别文件内具体数据和元数据的关键词。

数据和元数据的存储

文件处理过程中可能需要对数据进行保存,通过将数据保存为标准XML格式可以实现这一点。以这种方式保存数据的优势在于:任何符合XML机制的应用程序都可读取和使用保存的数据。凭借于此,如LIMS等系统便可使用数据,例如把一个仪器产生的结果输入LIMS系统。除此之外,它还支持基于XML格式创建原始文件,并允许利用数据和信息创建报告。换句话说,借助一个单一的统一化资源,即可收集、整理并展示来自各种资科和原始格式中的信息,从而有效消除信息孤岛和数据陈旧的问题。SDMS包括一个标准的XML设计器,其具备简易快捷的XML模板创建功能,不需要人工创建信息输入的工作。

文件存储

当文档处理完成,如果需要,原始文件可能会保存于一个文档储存机制中。SDMS与EMC Documentum文件管理应用程序相集成,从而为实验室用户提供了一个具备所有文件管理功能的文件管理系统。

信息查询和使用

SDMS通过对信息进行有效搜索和查询,使实验室实现了可供支配的信息价值的最大化。SDMS提供了与Microsoft桌面产品的完全集成,数据可被即刻输入各种应用程序内,如Word 和 Excel。此外,当与类似于EMC Documentum的产品相集成时,应用这个完备的文件管理系统里内置的搜索和恢复功能,即可访问所有原始文档。

工作流管理

SDMS同样允许对文档工作流进行定义和管理。工作流与相应的处理模板相关联。具体的流程完成后,与流程相关联的文件仅由SDMS进行处理。

用户可被定义为与流程步骤相关的各种角色,包括创建者、审核者、审批者和浏览者。

工作流编辑允许为各种文件类型定义流程,并允许制定路径规则。每一次文件的创建、重新创建和编辑将产生一个新的版本,与Documentum文件管理系统的集成意味着可对每一个版本的文件进行记录、保存和维护。每一份文件也进行了电子签名,从而确保实现完整的变化跟踪功能。用户可通过SDMS界面,得到流程中的处理提醒,进行相应操作,也可在LIMS的控制台获得实时提醒。

工作流管理模块的实施允许在满足规范要求的控制环境下对文件进行创建、审核、修改和审批。此外,它还能确保任何所需的数据信息都可按照实验室的信息化策略要求进行摘录和应用。

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